Corrigiendo la desconexión E2E para crear un programa integral

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El 60 % de los programas de viajes tienen herramientas para una gestión E2E (de extremo a extremo), pero la inercia es el enemigo.

Una falta de conexión puede propiciar las innovaciones. Considere estos hechos, revelados por la encuesta de BCD Travel realizada entre compradores de viajes corporativos: el 60 % de los programas usan una herramienta de reservas en línea, y el mismo porcentaje tiene un sistema de gestión de gastos. Sin embargo, menos de la tercera parte de esas empresas han integrado ambas herramientas. Esa brecha representa una oportunidad para establecer una gestión E2E.

La más reciente actualización de BCD Travel al Pronóstico de la Industria para 2018 explora lo que puede suceder cuando un programa de viajes corporativos incorpora el poder de los sistemas colaborativos: un viaje de negocios sin contratiempos.

Los viajeros se benefician con un proceso de reclamo y reembolso de gastos más sencillo y rápido. Los travel managers adquieren una visión más completa de lo que realmente se gasta durante los viajes, y esto los ayuda a identificar nuevas oportunidades para mejorar sus programas. Los programas E2E están emergiendo de la siguiente forma:

• Las empresas más grandes lideran la iniciativa. Según la encuesta de BCD, más de la mitad de las empresas con un gasto anual en viajes superior a los 25 millones de dólares han invertido en soluciones integrales.

• Los travel managers que consiguen el apoyo de los altos directivos son quienes han avanzado más en la creación de programas E2E. Los travel managers que logran hacerlo son los que inician conversaciones estratégicas sobre la integración de la gestión de viajes y gastos, y así consiguen que los inversionistas analicen cómo una gestión E2E puede ayudar a equilibrar los intereses de la empresa y los de sus viajeros.

Cecile Mutch, líder del programa de viajes de Kellogg Company y directora sénior, es una de los travel managers que ha convencido a los altos directivos del valor de la gestión E2E. Ella colaboró con BCD para lanzar una reestructuración E2E del programa de viajes del gigante norteamericano de los alimentos. Consiguió que aceptaran su propuesta ya que alineó la estrategia con el requerimiento de los altos directivos de establecer una gestión de costos sustentable y constante. El servicio de asistencia E2E, llamado KTravel, genera ahorros y aumenta la satisfacción de los viajeros con sus viajes.

• La integración de otros sistemas, como los de Recursos Humanos y Contabilidad, puede abrir el camino para una gestión de viajes E2E. Una vez que un sector de la empresa ha demostrado los beneficios de integrar sistemas, es más fácil convencer a los altos directivos de usar la gestión E2E en otras áreas, como los viajes.

• La inercia es el enemigo. Muchas empresas no han asignado a ninguno de sus departamentos la responsabilidad por los procesos E2E, así que nadie toma iniciativas en ese sentido. Esto representa tanto un desafío como una oportunidad para los travel managers.

Mutch dijo que el cambio hacia una operación E2E aumentó el valor de los programas de viajes en Kellogg; comenta que sus colegas regularmente le piden orientación sobre cómo controlar los costos en sus departamentos de una forma inteligente y estratégica. Este es su consejo para otros travel managers: «Estudien todo el proceso. Aunque la consolidación global ha sido considerada como el ideal en el sector de los viajes de negocios, yo creo que el futuro para las agencias es la gestión E2E de viajes y gastos».

No existe un solo modelo correcto para la gestión E2E, como explica la actualización del Pronóstico de la industria. Se puede elegir una estrategia sencilla que solo integre los viajes y los gastos, o un sistema más complejo que incorpore los pagos, las fuentes de RR. HH. y otros sistemas. A final de cuentas, el éxito de una estrategia estará determinado por la apertura de la empresa al cambio, su disposición para invertir y su capacidad de poner en práctica su visión.•

Para más información, esté al pendiente de las actualizaciones del Pronósitco de la Industria de Advito.com . Platique con su gerente de cuenta de BCD Travel sobre cómo la gestión E2E puede ayudar a mejorar su programa.

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