Entrevista Elvira Roa Mendiola

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Process Owner Employee Services de Kellogg

Kellog1La figura del Travel Manager es relativamente nueva en muchas empresas. Pero cada vez se hace más patente la importancia de contar con personal dedicado a gestionar uno de los gastos controlables más altos: el de los viajes corporativos. Esta sección está dedicada a conocer más sobre las funciones de un Travel Manager y el valor que aporta a las empresas contar con esta figura.

Elvira Roa lleva 10 años trabajando en Kellogg Company Mexico. Es contadora de profesión y actualmente forma parte del equipo de Servicios a Empleados, teniendo a su cargo el área de viajes en toda la región de Latinoamérica. Su formación le ha permitido combinar el manejo de las políticas de la empresa con la atención a los empleados, equilibrando los objetivos del negocio con las necesidades de viaje de los colaboradores.

¿Para ti cuáles son las principales funciones de un Travel Manager?

Kellog2Para mí, esta figura funciona principalmente como un vínculo entre nuestra agencia de viajes corporativos y los empleados. Nos preocupamos por asegurar un servicio que cumpla con las necesidades del viajero en tres aspectos principales: reservaciones de viaje eficientes, control de costos y satisfacción del empleado durante su viaje.

Entre los servicios que nos brinda BCD Travel, nuestra agencia de viajes actual, encontramos particularmente útil la información que podemos encontrar en DecisionSource®. A través de esta herramienta, a la cual tenemos acceso directo con una cuenta personalizada, podemos obtener información precisa sobre qué viajeros irán a qué destinos. Esta información se comparte con el área de seguridad, para darles visibilidad a los orígenes y destinos de los viajes de negocio de nuestros empleados.

¿Cómo ha ido evolucionando la administración de viajes desde que te haces cargo de esta función?

Creo que uno de los cambios más importantes que hemos hecho es diseñar una política integral de viajes. Anteriormente teníamos varias políticas que regulaban los viajes y los gastos relacionados con ella; esta integración en un solo documento nos ha permitido consolidar esta información, simplificando las consultas a los empleados de la compañía.

Tener una herramienta de reservaciones en línea ha permitido incorporar mensajes solicitados por Kellogg, que ayudan a los empleados en la toma de decisiones de sus viajes de negocio.

Otro proyecto importante ha sido incrementar el nivel de adopción de nuestra herramienta de reservaciones de Concur. Con la asesoría de BCD Travel logramos identificar los beneficios de esta solución, con la cual el viajero tiene más control, disponibilidad ilimitada y visibilidad de sus reservaciones. La herramienta puede personalizarse para influir e informar sus decisiones. Por ejemplo, incluimos un ícono con la letra “K” que colocamos en las opciones preferenciales, para que el empleado pueda localizar fácilmente cuál es la tarifa negociada Kellogg. Éste es un cambio pequeño que nos ha dado muy buenos resultados.

¿Cuáles son las innovaciones tecnológicas que más han impactado en tu función como Travel Manager?

Kellog3La comunicación efectiva con los viajeros es una de nuestras prioridades y las herramientas tecnológicas nos ayudan a facilitarla y a tener un alcance mucho mayor. Por ejemplo, a través de la herramienta de reservaciones en línea, podemos enviar mensajes que sean útiles y relevantes para los viajeros.

BCD Travel nos ha proporcionado mucha flexibilidad en la obtención de información a través de los reportes, siempre de acuerdo con nuestras necesidades. La información que encontramos en DecisionSource® nos ha resultado muy útil para la consulta y el análisis de indicadores y tendencias.

De acuerdo con nuestro enfoque de servicio al empleado, hemos también trabajado en medir la satisfacción del viajero. Esto lo hacemos por medio de encuestas dinámicas. La idea es que haya retroalimentación y se comparta con nuestra agencia de viajes corporativos, reflejándola en una mejora continua de la política y los programas. Al mismo tiempo, nos interesa recabar y compartir los comentarios positivos, pues no se trata solamente de un tema de mejora sino también de reconocimiento.

¿Cómo miden los resultados de su programa de viajes?

Por medio de los Service Level Agreements, que son fundamentales para revisar el comportamiento no sólo de los servicios de la agencia de viajes corporativos sino los de cualquier proveedor. Estos acuerdos se reciben en cascada desde el corporativo global, pero nos permiten tratar con especificidad las situaciones de nuestra región. Desde finales del año pasado, temas estatutarios como la obtención del Comprobante Fiscal Digital (CFDI) forman parte de nuestros SLA en México.

¿Cuáles son tus objetivos del programa este año?

Puedo mencionar los más importantes: generar ahorros para la empresa, posicionar la imagen del Travel Manager internamente, asegurar un cumplimento de los lineamientos estatutarios en toda la región y por supuesto, brindarles un excelente servicio a nuestros empleados en sus viajes de negocio.

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