Planeando un viaje corporativo de incentivo: cómo seleccionar un destino

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Con información de BCD Meetings & Events

No se puede negar el poder de los viajes de incentivo, son una plataforma innovadora en evolución constante que satisface un deseo innato de experiencias inmersivas y transformadoras que si se hacen de la manera correcta, ayudan a una organización a cumplir o superar sus objetivos comerciales.

Si está invirtiendo en uno de estos programas de valores compartidos puede ser un proyecto considerable y emocionante, pero para tener éxito debe considerar cuidadosamente todos los aspectos de su programa, incluyendo el destino.

Antes de poner su dedo en el mapa, tome una pausa intencional, de un paso hacia atrás y asegúrese de tener un claro entendimiento de los elementos fundamentales de su programa, hacer esto le permite centrarse en su audiencia y ofrecer un ciclo de vida completo del programa de incentivos que resuene en sus viajeros.

Objetivos de Negocios

Cualquier programa de viajes de incentivo exitoso comienza por cuestionar las preguntas correctas. Al elegir un destino de incentivo, comience por determinar las metas de su programa de incentivos corporativos, específicamente, ¿qué es lo que busca que su programa de incentivos logre? ultimadamente los programas están diseñados para influenciar en el comportamiento, puede ser que sus objetivos de negocio sean aumentar las ventas, impulsar nuevas relaciones comerciales, teambuilding, o mejorar la retención de empleados, sus objetivos cuando se alinean con sus personas ayudarán a influenciar la elección del destino para el viaje de incentivos.

¿Su objetivo es la creación y formación de equipos? Considere una locación que le permita una gran interacción grupal, actividad e inmersión. ¿Quiere recompensar y reconocer a los empleados top? Un destino de lujo que se especialice en trato VIP podría estar en orden.

Personas Viajeras

Conocer a las personas clave es imprescindible para elegir un destino de incentivo y diseñar un programa centrado en la audiencia. ¿Sus empleados estarán más cómodos catando vinos en Napa, visitando el Tate Modern, o navegando el Mekong? Al trazar a las personas de su audiencia, analice sus demográficos:

  • ¿Cuáles son los niveles y estilo de las actividades del grupo?
  • ¿Con quién estarán viajando? ¿Amigos, familia, pareja?
  • ¿Tienen pasaporte?
  • ¿Cuáles son sus intereses? Deportes, arquitectura, comida.
  • ¿Cuáles son sus expectativas?
  • ¿Cuál es su rol y objetivos de trabajo?

Por ejemplo, ¿Su audiencia es un grupo de viajeros experimentados que están acostumbrados a los lujos y la relajación? ¿Es un grupo de ventas con menos antigüedad que buscan experiencias inmersivas y vida nocturna por encima de la sofisticación? Puede optar por una escapada aislada frente a una experiencia urbana e inmersiva, si sus invitados desean un servicio junto a la piscina y una variedad de actividades elija un destino de sol y diversión que pueda soportar un itinerario robusto y diseño dinámico del evento.

“Un componente clave en los programas de incentivo exitoso es mantener la última recompensa excitante, nueva y relevante.”

Al analizar los demográficos de su audiencia, una de las preguntas más pertinentes que debe hacer es: “¿Dónde han estado antes?” Un componente clave en los programas de incentive exitoso es mantener la última recompensa excitante, nueva y relevante, sus empleados top merecen lo mejor para ellos, conocer a quién quiere llegar y que los motiva hará más fácil reducir los destinos que busca.

Tamaño del Grupo

No todos los destinos son ideales para cualquier tamaño de grupo, una ciudad como Miami (con su variedad de opciones de hoteles y actividades a lo largo del Sur de Florida) puede acomodar fácilmente grupos de 25 a 4,000 personas. En cambio, necesitará ser más selectivo con un crucero por el río a través de Europa, las opciones de destino pueden variar dependiendo del tamaño del grupo así que asegúrese de tener un claro entendimiento del conteo de viajeros, incluyendo al staff en el sitio, organizadores de eventos y empleados.

Presupuesto y Marco de Tiempo

Tiempo y dinero van de la mano al planear un programa de incentivos exitoso. El presupuesto afectará su destino, pero no necesita definir la experiencia, experiencias transformacionales pueden suceder en cualquier lugar ya sea en un retiro de yoga en India o hasta una noche en el Grand Ole Opry.

Dependiendo de sus objetivos de negocio, una escapada de incentivo para empleados puede durar desde unas pocas noches hasta una semana o más pero escapadas de fin de semana pueden funcionar para presupuestos más pequeños.

Una vez que tenga una comprensión clara de sus personas y su presupuesto tendrá una mejor perspectiva de las opciones de destino que mejor se ajusten a sus tiempos, digamos que tiene seis días con un grupo que ama el café, la música y el arte, Viena puede ser perfecto si cuenta con un presupuesto y tiempo menor, Austin ofrece gustos similares y puede ser perfecto para un fin de semana.

Facilidad de Viaje

Los transportes aéreos y la accesibilidad son fundamentales al elegir su mejor destino de viaje de incentivo, asegurarse que todos puedan llegar al viaje parece obvio, pero es una consideración importante, tanto para su presupuesto como para la experiencia en general.

Al sopesar opciones de destinos, siempre haga un análisis completo de vuelos, si se dirige al Pacífico Sur desde los EE.UU., algunos huéspedes pudieran tener que pasar la noche en L.A.

Si su grupo se dirige a Nevis, por ejemplo, usted deberá tener en cuenta el número de vuelos a St. Kitts y las opciones de traslado al hotel, también es crucial considerar cómo todo esto pesa sobre sus viajeros, también querrá considerar la infraestructura del destino. ¿Qué tan lejos está el hotel del aeropuerto? ¿Cuáles son las condiciones de las carreteras locales? En última instancia, si el destino es el adecuado pero llegar requiere un vuelo a un autobús privado, un yate privado, sólo asegúrese de que su equipo de planeación esté preparado.

Necesitará el presupuesto, creatividad y el plan de comunicaciones para hacer que la llegada (y el regreso) sea cómodo, agradable y memorable.

Época del Año

La época del año en que viaja puede tener un efecto dramático en todos los aspectos del diseño de su evento, el clima, los días festivos y los precios son consideraciones para cada destino, mientras que el sur de Francia puede ser encantador todo el año, será difícil encontrar un hotel durante el invierno ya sea en invierno o en verano, Nueva York puede ser un destino fantástico, pero sus actividades variarán en consecuencia.

Por obvias razones, querrá considerar las temporadas de huracanes y tifones cuando opte por destinos tropicales, festividades como el Año Nuevo Chino, pueden afectar drásticamente la movilidad en algunos destinos de Asia y por supuesto, las mejores horas para viajar a cualquier destino siempre serán las más costosas, los tiempos de viaje fuera de las horas pico pueden ofrecer menos multitudes más espacio en el hotel y precios más bajos si juega bien sus cartas.

Al apuntar para una cierta época del año, consulte con sus planificadores de viaje para combinar todos estos factores.

Conectividad

Incluso durante el tiempo libre, la tecnología es una forma de vida. Aunque hoy en día pueda permanecer conectado en la mayoría de los lugares del planeta, las capacidades tecnológicas y el costo son consideraciones clave durante la fase de contratación de su programa, al vincular esto con los objetivos de negocio de su viaje, la capacidad de mantenerse conectado en una propiedad de hotel, resort o crucero, puede ser una prioridad que no desea pasar por alto.

Tenga en cuenta los requisitos de a/v y producción de cualquier auxiliar de reuniones, celebraciones de premios o galas, si sus viajeros tienen expectativas de conectividad que necesiten estar en contacto con sus familias en casa o continuar desempeñando su trabajo, necesitará ancho de banda, conectividad confiable y de ser posible, espacios de trabajo silenciosos para que todos puedan permanecer felices y productivos.

Seguridad

La seguridad y protección de su grupo no es una opción, es primordial. La gestión de riesgos es un objetivo importante en cualquier programa de viajes, pero la seguridad es especialmente importante para grupos de incentivos, su grupo de viajeros es el activo más valioso de su organización, sin lugar a dudas sus ciudades, espacios e itinerarios deben ser seguros.

Las embajadas deben estar disponibles para ayudar con problemas de visa y los contratos con proveedores deben mitigar el riesgo, los proveedores locales deben estar asegurados (y en algunos casos, certificados por el gobierno).

No confíe en la reputación, haga que sus diseñadores de soluciones para eventos evalúen y se conecten con las oficinas de visitantes de convenciones y las empresas de gestión de destinos de confianza, por encima de todo conozca a su audiencia, si bien es posible que desee ampliar los límites al elegir un nuevo destino también debe evitar causar ansiedad o temor a viajar ya que el destino establece el tono completo de su programa de incentivos.

Relevancia

Tenga en cuenta que el panorama de las reuniones y eventos es dinámico y emprendedor, países, ciudades, hoteleros y proveedores en todo el mundo están en constante evolución para satisfacer las necesidades de los grupos corporativos de hoy.

Al considerar sus opciones de destino, esté abierto a la variedad, parte de ese enfoque creativo puede implicar ver un destino familiar bajo una nueva perspectiva: reevaluar las formas en que puede apoyar a sus objetivos de negocio, personas viajeras y arquitectura del evento.

En BCD Meetings & Events, nuestros Diseñadores de Soluciones de Eventos tienen en sus dedos el pulso de la industria, nuestros expertos están trabajando constantemente para considerar (y reconsiderar) todas los destinos para nuestros clientes ya sea lista de deseos o tendencias ya probadas.

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