Factor clave para el éxito de las organizaciones
Por Héctor Ortíz
La comunicación para las empresas se ha convertido en una de sus principales tareas a desarrollar eficientemente y es fundamental para que las mismas funcionen correctamente. Uno de los errores habituales de algunas empresas es gestionar mal la comunicación dentro de su propia organización, lo que por lo general genera problemas, conflictos y malentendidos. Es por ello que la comunicación es tan importante hoy en día, ya que las empresas están formadas por personas que trabajan para alcanzar diferentes objetivos, y en este sentido, la comunicación interna es fundamental para el funcionamiento y la consecución de esos objetivos y metas.
Importancia de la Comunicación Interna
La comunicación interna no sirve sólo para informar a los empleados de las novedades de la empresa, de sus logros o de las decisiones tomadas. Hay que concebirlo de manera más amplia, es decir, que esos empleados puedan también comunicarse, dar a conocer sus opiniones, los problemas que les aquejan o aquello con lo que están contentos y motivados. De esta forma, la alta dirección podrá saber lo que ocurre realmente en la empresa y ello se consigue atendiendo a las personas que en ella trabajan. Esto es, que exista una comunicación bidireccional y no sólo de forma descendente.
Un colaborador contento e informado se mostrará tal cual fuera de la organización, lo que aportará una mejor imagen a la empresa con los que lo rodean. Si por el contrario, los empleados están descontentos, lo harán notar fuera de la empresa y esto puede originar repercusiones en el público exterior. Este tipo de comunicación permite también transmitir los valores de la empresa, de tal forma que el equipo humano que la forma se sienta parte de ella y participe en la cultura organizacional.
En este sentido, los empleados se sentirán escuchados, estarán motivados y contentos con la empresa en la que trabajan. Pero además, se generará un buen clima laboral, se llegan a eliminar muchos problemas y conflictos, se mejora la colaboración entre las diferentes áreas y empleados, aumentando la creatividad y la iniciativa. Por otro lado, generará un sentimiento de pertenencia, permitirá responder rápidamente a cambios tanto internos como externos y aumentará la productividad.
La comunicación ha dejado de ser un elemento secundario en las empresas, para convertirse en una herramienta estratégica de primer orden, un recurso importante para el funcionamiento de las organizaciones. Por eso, se requiere desarrollar, motivar y empoderar a los profesionales dentro de la organización. La comunicación interna cumple la función de integrar y alinear a los empleados con los objetivos de su empresa, siendo una herramienta de gestión, que al ser combinada con otras, ayuda a conseguir mejores resultados y mayor rentabilidad.
La comunicación interna, igual que el marketing o la responsabilidad social, es una filosofía de orientación empresarial que debe ser compartida por todo el cuadro directivo y que debe ser asumida por un responsable, ya sea un gerente o un coordinador.
Frecuentemente encontramos la comunicación interna de las empresas integrada dentro del área de Recursos Humanos. En estos casos, se confunde comunicación interna con el traslado de información relevante de los empleados en su relación contractual y por lo tanto se limita a cuestiones que tienen que ver con la inducción, jornadas laborales, cumpleaños, fechas de vacaciones o modificación de sus condiciones laborales.
En otros casos es liderada por el área de Comunicación Corporativa, cuando la corporación es suficientemente grande y cuenta con un equipo especializado en cuidar la imagen de la empresa hacia el exterior, llevando las relaciones públicas y otros temas estratégicos de inteligencia de negocio. Aquí la visión de la comunicación hacia el interior cobra mayor vitalidad al promover también el endomarketing o marketing interno, que consiste en posicionar a la empresa y sus marcas comerciales en las mentes y corazones de todos los colaboradores.
Tipos de comunicación en una organización
Comunicación formal vertical: Es el proceso comunicativo que va de trabajadores a superiores y viceversa. La mejor parte de este proceso de comunicación es informar qué es lo que ocurre en los diferentes niveles de información; en este proceso existen dos posibilidades, las ascendentes y las descendentes.
Comunicación vertical ascendente: se basa en jerarquía y va desde los niveles inferiores de la empresa hacia los superiores; su principal funcion es que los empleados informen a los directivos diversos temas y problemas de la empresa. Las herramientas por lo general son encuestas anonimas, buzones de sugerencia, etc.
Comunicación vertical descendente: esta se realiza de arriba hacia abajo en jerarquía. Sirve para enviar instrucciones y órdenes, proporcionar información a los trabajadores, o para motivar a los empleados a conocer y asumir los objetivos de la organización.
Comunicación interna informal: es la clase de comunicación donde el contenido a pesar de ser laboral no utiliza canales oficiales. Es mas rápida que la comunicación formal. Es el recurso que se utiliza normalmente para recibir información que no llega de manera eficiente vía canales formales.
Comunicación interna informal horizontal: esta clase de comunicación se da entre empleados de un mismo nivel corporativo y una de sus funciones es facilitar la coordinación de tareas, compartir información importante y solucionar conflictos entre compañeros.
Implementación de una buena estrategia y política de comunicación interna
La clave del éxito de una política de comunicación interna reside en tener una buena planificación estratégica comunicacional vehiculada a través de diversas herramientas, a manera de canales y medios internos, como pueden ser medios impresos (revistas impresas, carteles, lonas), medios digitales (intranet corporativa, newsletter, blogs, canales de televisión internos, revistas digitales, etc.); acciones grupales (desayunos y reuniones estratégicas, encuentros de comunicación, visitas a gerentes); capacitaciones a jefes y gerentes (programas de coaching, seminarios, cursos, etc); y mediciones generales y específicas (encuestas, diagnosticos, focus groups).
Beneficios de la Comunicación Interna
Entre otras muchas cosas, las estrategias y políticas de comunicación interna favorecen los siguientes aspectos de una organización:
- Mejora de la efectividad de la empresa: cuanta mas información tengan los trabajadores, mejorará su trabajo en equipo y su trabajo individual. Los empleados se sentirán integrados plenamente en la organización y por tanto, se comprometerán con ella.
- Mantiene a los trabajadores enterados de todo lo que sucede en la empresa: nadie recibe sorpresas y todos conocen los cambios (positivos y negativos) que tienen lugar en su entorno.
- Permite que la resolución de problemas sea mas sencilla: si se pide opinión a los trabajadores sobre un determinado tema, es probable que la resolución de un conflicto sea mas fácil porque se aportarán mas ideas.
- Permite a la organización responder mas rápido ante cambios: ya sean internos o externos.
- Promueve la confianza y las buenas relaciones entre trabajadores: ya que se evitan problemas de territorialidad. Cuando un trabajador se siente inseguro, puede volverse receloso de sus compañeros y
guardar información. - Brinda sentido de pertenencia a la organización: se genera un sentimiento de unidad, de traer la camiseta bien puesta, de que las ideas y opiniones de los trabajadores son escuchadas y valoradas, y de que todos trabajan juntos para llegar a la misma meta.
En definitiva, la comunicación interna seguirá siendo una parte vital de las estrategias de las empresas a las que hay que dedicar especial atención para alcanzar los objetivos y conseguir que la organización sea rentable y altamente competitiva.
