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Una polí ca de viajes bien planeada es clave para maximizar el rendimiento de los viajes de negocios
¿Cómo saber si la polí ca actual es efec va? Simplemente hay que cerciorarse de que esté alineada con los obje vos e intereses de la empresa. Es importante revisarla y actualizarla cada vez que se reformulan los obje vos estratégicos de largo plazo o bien, al momento que hay un cambio en las prioridades del negocio.
2. Programa de proveedores. Es fundamental establecer un criterio de selección de proveedores preferidos para maximizar los bene cios económicos. Esto incluye TMCs (Travel Management Companies), aerolíneas, hoteles, arrendadoras de auto, tarjetas de crédito y seguros de viajero. La consolidación de proveedores estratégicos y la lealtad con los mismos ofrece ventajas compe vas muy importantes en términos de ahorro de costos, a la vez que nos asegura un estándar de calidad en el servicio ofrecido. Desarrollar un programa integral de proveedores preferentes nos permite ges onar la demanda y sacarle el máximo provecho al presupuesto.
¿Cómo se hace? Trabajando en conjunto con la TMC para armar una estrategia integral y alineada con los obje vos y necesidades de nuestra empresa.
3. Experiencia del cliente. Se re ere a todas las acciones que llevamos a cabo para mejorar la experiencia de los colegas y de los terceros que viajan por negocios para nuestra rma. Abarca la ges ón previa, durante y después del viaje. Es clave ofrecer las mejores alterna vas posibles al viajero, garan zando procesos transaccionales claros, simples y ágiles, además de una tecnología de vanguardia que maximice su rendimiento.
Elige bien a los proveedores y consolida con ellos tu programa para mejorar
la experiencia de los viajeros y aumentar el bene cio de la empresa
Debemos ofrecer soluciones y referencias para ayudarlos a seleccionar la opción más adecuada, conjugando el interés de la empresa con las necesidades del viajero.
Otro punto crucial es la comunicación. Debemos vender y promocionar el programa, informar sobre las mejores prác cas, mostrar los bene cios del cumplimiento de las pautas
y recompensar las conductas apropiadas. Interactuar con los viajeros y mantener una comunicación e caz y atrac va nos permite comprender, educar y adecuar el comportamiento de compra.
Al menos una vez al año debemos medir el grado de sa sfacción y tomar nota del feedback obtenido, el cual nos permite conocer más a los viajeros y explorar nuevas oportunidades de mejora.
4. Seguridad y responsabilidad social. Cada vez está cobrando mayor relevancia la manera en que garan zamos la seguridad, minimizamos el riesgo para los viajeros y la compañía, a la vez que procuramos el cuidado del medio ambiente. Las principales TMC globales, como BCD Travel, cuentan con desarrollos tecnológicos de punta para administrar la seguridad durante todo el viaje mediante el monitoreo, rastreo y envío de mensajes de alerta. Sumado a esto, ofrecen reportes en empo real que permiten actuar en caso de una con ngencia. También proveen datos para medir el impacto ambiental de las decisiones e implementar criterios sustentables de compra.
5. Performance. Por úl mo y no menos importante, está la medición del programa. Un dicho muy conocido en el mundo de los negocios dice que aquello que no se mide no se puede administrar, por ello hay que dedicarle especial atención a los indicadores de ges ón de cada uno de los puntos del programa. Las mediciones correctas son una herramienta valiosa para obtener el apoyo de los líderes de negocio e in uir a los usuarios. No se trata de recopilar mucha información, sino de detenerse y pensar en los indicadores que son ú les para tomar decisiones correctas (lo que se conoce como business intelligence), los cuales nos van a servir para validar los progresos, entender el comportamiento de compra y apoyar a las dis ntas áreas para op mizar sus presupuestos. Establecer metas alcanzables, asegurarnos de la medición de todos los componentes del programa y veri car los resultados es imprescindible para evaluar la ges ón, rede nir los obje vos, realizar las correcciones necesarias y con nuar mejorando.
Ges onar un programa de viajes de cualquier índole (local, regional o global) es un desa o complejo que incluye contemplar muchos factores. No tengo dudas de que para agregar valor y capitalizar las mejores oportunidades de la industria, lo mejor es buscar la colaboración de expertos y trabajar juntos como un mismo equipo para alcanzar los obje vos propuestos.•
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