Travel manager de Siemens México
Usiel Villa es graduado de la licenciatura en Turismo por el Instituto Politécnico Nacional. Cuenta con un diplomado en planeación de la misma institución y otro más del Instituto Tecnológico de Monterrey, en el área de compras. Ha trabajado en los sectores farmacéutico, financiero y recientemente en el tecnológico. Todo esto se suma a su experiencia en el área de viajes corporativos y de placer. Desde hace seis meses que se desenvuelve como travel manager en Siemens de México; lo entrevistamos para que nos contara algunas cosas sobre esta importante experiencia en su carrera.
El travel manager es una figura relativamente nueva en nuestro país ¿puedes hablarnos un poco de su importancia y de las razones de su cada vez mayor presencia?
Considero que la figura no es ya tan nueva. Existe para ayudar a controlar el gasto de las empresas en el rubro de viajes, porque se trata de un rubro que se puede monitorear si se tienen las herramientas adecuadas para hacerlo. El problema es que hay algunas empresas que no lo ven así y no le dan la importancia que tiene, por ello se rehusan a implementar la figura o la relegan demasiado.
Ahora bien, la necesidad de generar ahorros siempre ha estado presente en las empresas, pero recientemente se empezaron a cuestionar muchas cosas, especialmente en términos de las áreas donde podían reducirse costos. Se empezaron a buscar alternativas, sobre todo al recorte de personal, que es el recurso más común. Las nuevas tendencias en administración y las nuevas tecnologías permiten optimizar los gastos en otras áreas, porque aumentan las posibilidades de medir y tener certeza. Como te había dicho, esto es cierto para los viajes corporativos, y para ello es necesario el travel manager. También son muy importantes, en estos procesos, los aliados que escojas. Una buena TMC, por ejemplo, te da herramientas que te abren el panorama para tomar decisiones, pues te permiten considerar muchos factores de los que no eras consciente antes.
Es evidente que la tecnología cobra también cada vez más importancia en todos los rubros empresariales. En materia de viajes corporativos ¿cuál es su importancia y en qué medida representa un reto para los travel managers?
Estar al día en materia tecnológica sí que es todo un reto. Desde mi punto de vista, lo importante y lo que uno debe buscar como travel manager es ser la punta de lanza en esa materia, o tomar lo que ya está y adecuarlo a las necesidades de la organización. Si no tienes esa perspectiva, definitivamente será más complicado generar los ahorros que muy probablemente están dentro de tus posibilidades.
Aquí en Siemens el reto es mayor porque la empresa es de tecnología. Usamos sobre todo una herramienta desarrollada por un proveedor en Estados Unidos y en conjunto con nuestro departamento de Travel US. En principio hace todo lo que hacen las OBT comunes: te permite visualizar disponibilidad, desplegar la información de acuerdo con ciertos rangos, parametrar a los proveedores preferidos, etc. Pero es la información interna, el back office, lo que la distingue, pues la vuelve una herramienta de compras adaptada a los viajes.
¿Qué puedes decirnos sobre la agencia de viajes, qué papel desempeña en la vida del travel manager?
Es un aliado importantísimo. Es fundamental contar con una TMC que conozca los términos del negocio que estás manejando, que te entregue reportes y te ayude a tomar decisiones con base en tus tendencias. Sobre todo, que te proporcione información, porque la información es poder. Te pueden presentar una propuesta visualmente muy creativa e impresionante, pero si tú no tienes los números, en función de tu objetivo, de lo que puedes tener y de lo que hay en el mercado, puedes quedarte con la falsa idea de que tu negociación es exitosa, cuando en la realidad no lo es. La agencia que te da esa información y las herramientas para medirla es verdaderamente tu aliada, y esa ha sido mi experiencia con BCD Travel.
Las herramientas de BCD Travel, como DecisionSource y AnaliticSource, nos permiten bajar la información para los requerimientos especiales que van surgiendo; personalmente, hago análisis con base en los reportes que me entregan, los validamos internamente, con las distintas áreas, para poder implementar tendencias y decisiones, mismas que después canalizamos en la elección de proveedores.
¿Como travel manager, qué herramientas usas para medir el éxito de tu programa de viajes?
Usamos sobre todo reportes comparativos contra consumos del año anterior. Trabajamos con formatos que tenemos establecidos a nivel global que me permiten ver cómo evolucionan nuestros gastos cada año; observo dónde están los principales consumos y en esas áreas tomo las decisiones adecuadas. Por otro lado, si es evidente que los viajeros no están usando a los proveedores preferidos, se les hacen las observaciones necesarias para prevenir que siga pasando y saber por qué ocurre.
En ese sentido ¿qué medidas tomas para que tus viajeros se apeguen al programa de viajes?
Tenemos una buena estructura de comunicación interna: correos electrónicos, una revista interna semanal con todos los avisos y un sistema de intranet. Todo esto lo combinamos en un plan de comunicación muy eficiente. Los reportes que nos entrega BCD Travel son muy importantes para la elaboración de toda esta información. Mediante el intranet, los viajeros tienen acceso al catálogo de hoteles y aerolíneas preferidas, así como a los beneficios extras que sobre la marcha se van generando.
¿Puedes compartirnos algo de los resultados que has tenido en este primer semestre y de las expectativas para el que viene?
En comparación con el año pasado, puedo decir que nuestro ahorro es muy importante, pues es mayor al 8% del total del gasto de viajes.
Nuestra expectativa es cerrar al 9% para el final del año fiscal. Hemos hecho bien las cosas en esta compleja labor y para ello ha sido crucial la información que nos proporciona BCD Travel, para detectar y aprovechar las oportunidades.
