Los viajes de placer que se combinan con los viajes de negocios gracias al tiempo libre que llega a “sobrar”, son una tendencia creciente con beneficios mutuos para las empresas y sus empleados.
Permitir que las personas agreguen tiempo libre al comienzo o al final de un viaje de trabajo señala a los empleados como las perspectivas de una organización invierten en su felicidad, bienestar y como se transforma esta información en una herramienta poderosa de reclutamiento y retención.
Holger Schmeding, director general de BCD Travel en Alemania, ofrece orientación para las empresas que buscan aprovechar la tendencia de viaje de placer.
“Los viajes de placer se manejan de manera diferente en cada compañía y requieren soluciones individuales y personalizadas”, dijo Schmeding. «Sin embargo, cada compañía puede comenzar con el mismo proceso de recopilación y evaluación de información«.
Las compañías pueden comenzar por organizar un equipo interdepartamental para desarrollar y recomendar pautas de viaje de placer para la política de viajes corporativos.
Schmeding sugiere que los gestores de viajes, RRHH, seguridad y representantes legales participen en el grupo de trabajo, así como con los viajeros frecuentes.
6 preguntas a considerar antes de implementar los viajes de placer
¿Cómo aconsejarán los supervisores a los empleados sobre los planes de placer?
Crear un proceso formal que se detalle en su política de viajes, pero recuerde que la transparencia y la simplicidad son esenciales para cumplir con los requisitos del deber de cuidado, necesita tener disciplina para obtener cumplimiento y para lograr este requisito se necesita un proceso que no sea engorroso para los empleados o sus gerentes.
¿Cómo se separarán los negocios y el tiempo personal?
Crear pautas que definan cuándo el negocio termina y las vacaciones comienzan, los empleados deben estar obligados a documentar e informar estos temas de separación de viajes a sus supervisores.
¿Cómo se dividirán los costos?
Las empresas deben aclarar exactamente qué se incluye en los viajes de negocios y de placer.
Los empleados comprenderán qué costos pueden reclamar y cuáles no cubrirán sus empleadores, especifique en su política de viaje quién pagará los costos incurridos durante el tiempo personal, incluido el alojamiento y las comidas.
Detalle el proceso para documentar y reportar los gastos de viaje para separar claramente los costos personales a los comerciales.
¿La política establecerá límites en el tiempo del viaje de placer?
Algunas compañías limitan la cantidad de días de vacaciones personales que los empleados pueden agregar a los viajes de negocios, especialmente si viajan a lugares de alto riesgo.
Solicite orientación a su empresa de gestión de viajes sobre cómo evaluar y gestionar el riesgo del viajero.
¿Quién gestionará las comunicaciones de los viajes de placer con los empleados?
Los mensajes deben ser coherentes, así como claros y fáciles de entender, solicite ayuda a su TMC para crear estrategias y campañas efectivas de participación de los viajeros para las políticas de viajes de placer.
¿Cómo educará a los gerentes y empleados sobre el programa?
Crear un plan de formación y comunicación, asegúrese de que los gerentes y empleados sepan a quién acudir si tienen preguntas sobre las estrategias probadas de compromiso con el viajero.
