Reportes regionales

¿Cómo optimizar la información?

Por Rolando Robles

Hoy en día el acceso a la información se ha vuelto más un requisito que una necesidad, por lo que los programas de viaje que impliquen responsabilidad regional deben contar no sólo con los datos de su localidad, sino que además deben ser útiles para la mejor toma de decisiones. Por eso, no sólo basta con recibir la información, sino que debe cumplir con los requisitos básicos que le permitan al Travel Manager (TM) analizarla de manera eficiente y que facilite la identificación de indicadores clave para lograr negociaciones efectivas.

Aquí, la pregunta clave es: ¿Cómo se logra optimizar la información de todos los países en la región?
Para alcanzarlo, es fundamental asegurarse de seguir estos consejos básicos antes de entrar de lleno al tema de la información regional:

• Tener bien identificados todos los países involucrados
• Consolidar el programa de viajes en toda la región
• Asegurar e implementar una política de viajes congruente con la región
• Crear vínculos de comunicación positivos entre los TM ́s locales y regionales para evaluaren conjunto los retos y beneficios de dicha consolidación
• Identificar las cualidades de las Travel Management Companies (TMCs) involucradas (reporteo/servicio/cobertura)

Una vez que estos principios básicos de un programa de viajes regional han sido cubiertos, el siguiente paso es asegurar que se cuenta con fuentes de información confiables y que cumplen con los requerimientos que sean de mayor relevancia para el Travel Manager. También deben ser útiles y que ofrezcan información sólida que permita negociaciones e cientes y al mismo tiempo lograr identificar comportamientos y tendencias que puedan ajustarse para lograr ahorros a la organización. Este último punto es clave para muchas empresas.

Elegir las plataformas y herramientas de reporteo de acuerdo con la TMC para cubrir los requerimientos de estandarización, no sólo operativos y de servicio, sino de consolidación de información, es vital para el éxito en la obtención de información que genere un valor agregado. Como inicio, es necesario generar un documento estandarizado en el que el Travel Manager plasme cuáles son los requisitos mínimos y obligatorios de reporteo, tales como centro de costos, motivo de viaje, tipo de viaje, número de nómina (empleado, división, sector), área, BU, etc. Una vez generado el documento y comunicado a todos los países de la región para su seguimiento, es indispensable correr auditorías los primeros meses para validar consistencia y calidad de los datos.

Una vez que se han cubierto los pasos anteriores, ya es posible hacer uso de la información que permitirá manejar el programa de viajes. La optimización se logra al establecer Key Performance Indicators (KPI’s) para evaluar aquellos comportamientos que requieran de medición para lograr ahorros basados en ajustes en rubros como días de precompra, utilización de proveedores preferenciales/estratégicos y utilización de Online Booking Tools (OBTs), entre otros. Después de obtener estas métricas, es más fácil tomar decisiones y buscar estrategias en conjunto con la TMC para llegar a los objetivos fijados por la organización, los cuales, en su gran mayoría están dirigidos hacia los ahorros.

En caso de que los KPI’s aún no estén definidos por la organización, pueden ser fácilmente identificados con base en los reportes. Un ejemplo de esto son los días de precompra y con base en esto, identificar un potencial de ahorro e ir estableciendo un mejor comportamiento para la precompra; los reportes regionales se convierten en información vital para medir los avances y la mejora obtenida. Por supuesto que el apoyo de los miembros directivos en la organización es de suma importancia, y claramente con base en reportes mensuales o trimestrales, los resultados obtenidos, beneficia de manera crucial el programa de viajes orientándolo hacia la meta final.

Un programa de viajes sin esta visibilidad muchas veces es tomado por sorpresa al ver que sus reportes le muestran que su porcentaje de precompra óptima está en un 50% o 60% de la meta estándar en la industria de viajes. Con acciones en conjunto y muy bien planeadas.

En BCD Travel hemos logrado apoyar a varias organizaciones a llegar al porcentaje ideal de precompra, lo que se ha traducido en ahorros importantes.

En cuanto a las negociaciones con proveedores, contar con información consolidada otorga visibilidad para el Travel Manager al tomar decisiones para optimizar los contratos con sus proveedores preferenciales, identificando de manera rápida y efectiva los aspectos importantes en los mismos:

• Volumen/Spend
• Transacciones
• Destinos/Rutas
• Precios promedio/Costo por milla • Market Share

Con lo anterior se puede tener una base muy sólida y con información completa, confiable y útil que dé la pauta necesaria para la optimización de la operación regional.